Por: Ricardo Bolaños
El seguimiento es una medida clave para el éxito de un negocio.
Su estrategia de negocios de seguimiento pavimentará el camino para su éxito.
Jack Welch
Hoy veremos con detalle los pasos para hacer el plan de sucesión, como vimos en el artículo anterior de “15. La sucesión como un proceso y no un evento.” Es importante mentalizar la sucesión como una serie de pasos y acciones a seguir para llevarlo a buen puerto. Puedes leer el anterior artículo aquí:
En el artículo anterior anotamos que los pasos a seguir para que el proceso de sucesión sea exitoso son:
Previo
- Tener la empresa institucionalizada.
- Tener el puesto del director establecido.
- Tener el plan estratégico a 10 años y el esquema de Conformance establecido (Compliance, Governance y accountability)
- Tener escrito y compartido el plan de sucesión.
Durante
- Darle seguimiento al plan.
- Tener a los candidatos.
- Evaluarlos y acompañarlos para la sucesión.
- Hacer un plan de continuidad para quien deja la dirección.
- Hacer el cambio y correr en paralelo los puestos
Después
- Evaluar las actividades del nuevo director por medio de un comité (si es posible).
- Conforme al plan de “instalación” al nuevo puesto, revisar avances por día, semana, mes y trimestre (Q’s).
- Mantener estrecha comunicación con el nuevo director para apoyarlo a hacer realidad los planes
Ahora veremos el detalle de cada uno, es importante puntualizar que, si bien aquí compartimos el detalle de cada uno de los pasos, es muy importante apoyarse de un consultor para acompañar a la empresa en este proceso. Nosotros hemos acompañado a más de 100 empresas en procesos de sucesión y esto que compartimos nace de nuestra experiencia a lo largo de varios años. Si quieres comentar algo sobre tu plan de sucesión, con gusto lo podemos comentar.
Previo
El hacer una transición sin tener un plan podría ser tan riesgoso como aventarse de un avión sin paracaídas. No sabes ni que va a pasar, ni cuando, ni como. Y si bien realmente, el hacer un plan, no asegura que se cumpla, asegura el tener un camino claro. Veamos cada uno de los pasos:
- Tener la empresa institucionalizada.
Es importante antes de hacer la sucesión tener “la casa en orden”, es decir institucionalizada la empresa. Esto implica que esté todo en orden, que haya reglas claras y acuerdos explícitos. Que se tenga un plan estratégico, una filosofía empresarial, un modelo de negocios y una estructura acorde al modelo de negocios. Diagnósticos y análisis situacionales de la empresa. Un plan compuesto por objetivo, metas, acciones, responsables, asignados, fechas de inicio, finales e indicadores de cumplimiento. También habrá que tener un presupuesto basado en los resultados anteriores y la proyección a futuro. Tener un esquema de juntas e indicadores para las juntas.
- Tener el puesto del director establecido.
El puesto de director debe tener un propósito, un perfil y una descripción acorde a los objetivos del consejo. De la misma forma objetivos y un esquema de rendición de cuentas a consejo.
- Tener el plan estratégico a 10 años y el esquema de Conformance establecido (Compliance, Governance y accountability)
Dentro de las responsabilidades del consejo de administración está el asegurar la permanencia de la empresa a largo plazo. Para esto se debe que tener un plan a largo plazo y claridad (en la medida de lo posible) de lo que se va a hacer. Para esto deberá haber reglas (Compliance), procesos y personas que hagan que se cumplan (Governance) y rendición de cuentas de esto (Accountability).
- Tener escrito y compartido el plan de sucesión.
Todo esto deberá estar escrito formalmente en un plan con todo lo que un plan debe de llevar.
Durante
- Darle seguimiento al plan.
Usar formatos, tableros de control, juntas y minutas de seguimiento es indispensable para un buen cambio.
- Tener a los candidatos.
Esto se deberán reclutar conforme lo definido en el punto 2 de esta guía.
- Evaluarlos y acompañarlos para la sucesión.
Una vez teniendo a los candidatos, deberá seguirse un proceso de selección normal, pero usando las herramientas de evaluación para directores generales.
- Hacer un plan de continuidad para quien deja la dirección.
Si bien el plan de sucesión se centra en la persona que va a ocupar el puesto, es igualmente importante, hacer un plan para la persona que antes tenía la dirección. De esto dependerá que no haya retrocesos o bloqueos al proceso de sucesión.
- Hacer el cambio y correr en paralelo los puestos
Existen diferentes esquemas para hacer la transición en paralelo, nosotros tenemos 10 formas diferentes de atender este punto. Cómo se haga, dependerá de la empresa, de la industria y del consejo de administración.
Después
- Evaluar las actividades del nuevo director por medio de un comité (si es posible).
Si bien el director es autónomo e independiente, es importante que le reporte en el día a día a “alguien”, puede ser un consejero delegado de sucesión, al director anterior, al consejo o a un comité. Habrá que evaluar el avance del cumplimiento del plan conforme a las actividades y metas asignadas.
- Conforme al plan de “instalación” al nuevo puesto, revisar avances por día, semana, mes y trimestre (Q’s).
A partir de estos resultados, es posible que se pueda ajustar el plan. En caso de que los resultados no sean los esperados para mal, habrá que implementar un plan de contingencia para enderezar los resultados, en caso de que el director no logre los resultados esperados, habrá que evaluar el substituirlo. Dependiendo del tamaño de la empresa y madurez de la misma, el periodo de evaluación del director, antes de tomar la decisión de cambiarlo puede variar entre seis meses y dos años.
- Mantener estrecha comunicación con el nuevo director para apoyarlo a hacer realidad los planes.
Al arranque de la toma del puesto, deberá haber comunicación diaria con el nuevo director, para “tomar el pulso” de cómo va el cambio. Normalmente se recomienda que haya un empalme en la transición. Juntas semanales de seguimiento y mensuales de resultados. Juntas con los principales clientes y proveedores, así con las alianzas estratégicas, para asegurarnos que el proceso de sucesión se está dando de manera suave.
Si quieres conocer un programa de inmersión total para desarrollar tu plan de sucesión empresarial, te invitamos a conocer información es nuestro sitio: