Un consejo de administración

POR: Ricardo Bolaños Barrera 21 / 05 / 2012
Permítame darle un consejo de administración: forme un consejo de administración
para su empresa. El primer \”consejo\” al que me refiero es un parecer o dictamen, la
típica opinión que le pedimos a un buen amigo. El segundo es: \”una asamblea, junta o
reunión de personas que tiene como misión dirigir, guiar o administrar\”. Dentro de
esta segunda categoría están reunidos los consejos de participación ciudadana,
consejos de mejoramiento ambiental, etcétera.

El tradicional y nunca bien ponderado —ni usado— consejo de administración, puede
tener una importancia profunda en el buen desempeño de su empresa. Como su
nombre lo dice un consejo de administración es un conjunto de personas para guiar la
administración de su empresa. La figura del consejo de administración surge de las
grandes corporaciones. Esas empresas se conforman por los accionistas —dueños de la
empresa— los cuales nombran a un consejo de administración para que \”dirija\” la
empresa. Este consejo de administración a su vez tiene como obligación contratar al
personal clave de la empresa para poder iniciar o continuar operaciones. Dentro de las
funciones y responsabilidades que tiene un consejo de administración son: analizar la
información financiera generada por la empresa, decidir el rumbo de la empresa,
aprobar los presupuestos generales y metas
estratégicas entre otros.

Bueno, eso es en la grandes, pero en las pequeñas y medianas empresas, el consejo
de administración son \”esos nombres\” que pide el notario para complementar el acta
constitutiva: un presidente, un secretario, algunos vocales, un tesorero y hasta un
comisario.

Si bien es difícil, en una pequeña empresa, querer cambiar las costumbres, o peor aún,
querer constituir un consejo de administración real, podemos beneficiarnos de tener un
consejo de administración. Regresando al objetivo del consejo que es guiar las
operaciones de la empresa, ¿alguien le podría ayudar a guiar a su empresa? Seguro
piensa que no, pues yo pienso que sí.

PLAN PARA FORMAR UN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Primero, junte algunos amigos, probablemente cuatro o cinco, que tengan habilidades
complementarias y que estén dispuestos a dedicarle un par de horas al mes a su
negocio. Tenga cuidado de no seleccionar competidores, aún que sean sus amigos.
Segundo, coménteles su plan, y su objetivo. El plan es formar un consejo de ayuda
para la mejora de su empresa. El objetivo es incrementar la posición competitiva de la
misma. Lo último significa mejorar utilidades, participación de mercado, satisfacción de
clientes y empleados.
Tercero, propóngales un día al mes para reunirse. Invítelos a comer, o a cenar, y ahí
entrégueles una copia del reporte de los resultados de la empresa. Platique un par de
horas con ellos, pidiéndoles consejo para mejorar su empresa.
Finalmente, haga evaluaciones de la efectividad de su consejo de administración,
recuerde que tópico que no se mide, no se puede mejorar.
Ahora déjeme ahondar y aconsejarle algunos puntos para cada etapa. Referente a la
primera, lo ideal, sería tener un abogado, un contador y un profesor de administración.
Sería bueno contar con un mercadólogo, un diseñador gráfico o publicista. Un
abogado, porque le va a decir para cada plan de que forma lo pueden \”engañar\” y así
podrá protegerse. El contador verá los números: cuánto vas a ganar, cuánto vas a
invertir, etcétera. El profesor de administración (uno bueno), estará opinando
referente a las nuevas tendencias administrativas y aportará ideas frescas. Finalmente
el mercadólogo, diseñador o publicista, son creatividad pura. El componente creativo,
será algo que podrá diferenciar fuertemente a su empresa de las demás. Si por algún
motivo no puede conseguir a estos, inicie con los que pueda, poco a poco podrá ir
mejorando su consejo.

Referente al segundo punto, cuando los cite por primera vez, tenga por escrito cuál es
su objetivo, cuándo espera reunirse, cuánto tiempo, etcétera. Así podrá diferenciar sus
reuniones de pláticas de \”cuates\”. Anote claramente qué es lo que espera de ellos, y a
dónde espera que llegue la empresa.
Para el tercer punto, le comentaría que fueran las reuniones formales. Lo más
conveniente será reunirse para cenar, ya que sus amigos hayan terminado su día de
trabajo, de lo contrario corre el riesgo de que no asistan, o se tengan que ir temprano.
Haga su reunión en un café o restaurante. No use un bar, ya que se hará plática de
amigos más que consejo de administración. Llame a sus consejeros un día antes para
recordarles y confirmar la cita. Para la primer reunión lleve los estados financieros de
la empresa, así como una lista de los problemas que más le agobian. Entregue una
copia de dichos documentos a cada persona que asista.

Para el último paso, tome algunos puntos de control antes de la primer reunión. Estos
puntos de control, pueden ser facturación, gastos de administración, utilidades,
número de ventas realizadas, promedio de facturación, etcétera. Cada mes, mida
dichos puntos y revise si han mejorado. Tome la medición de los puntos que más le
interesan, de nada le serviría medir cuantos clientes entran a su tienda, si a usted no
le interesa dicha información.

Es muy importante, para que dicho consejo funcione, que haga usted caso a las
opiniones de los demás. El hecho de escucharlas, no implica ni aceptarlas, ni llevarlas
a cabo. Simplemente escuche, pregunte, cuestiónese, APRENDA. Debe de cuidar que
sus reuniones no se conviertan en una kermesse, en la que cada quien hace lo que
quiere. Tampoco deben de ser un cuadrilátero de boxeo, en las cuales ellos se dedican
a atacarlo y usted a defender a la empresa. Otro error común es el desvío, que
consiste en divagar del tema central y no avanzar en la reunión. No debe de dejar que
la reunión aterrice en la isla de la fantasía, dónde todas y cada una de las soluciones
están fuera de la realidad. Para el último punto, no se confunda con bloquear la
creatividad, en el proceso creativo de solución de problemas, puede haber mil y un
cosas ilógicas e irreales, pero al hacer la solución deberán de aterizarse.

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